LSV Group

Sådan får du succesfulde forandringsprojekter (part II)

Af Katrine Rohde, CEO i LSV Group

Jeg har tidligere beskrevet, hvordan man blandt andet ved at kende den brændende platform, få alle til at forstå formålet med forandringen og give alle adgang til information, kan styrke sit forandringsprojekt. Her kommer fem tips mere til, hvordan man kan få succes, når man som projektleder skal stå på mål for en forandring.

1. Lav en realistisk tidsplan

Alfa omega for projektets succes er en tidsplan, hvor ledelsen har et klart og realistisk billede af, hvad det kræver af organisationen at gennemføre det foranstående projekt. Her skal man tage højde for, hvilke ressourcer ledelsen skal bruge, og hvorvidt disse skal fratages nogle af deres daglige opgaver. Ligeså vel skal man overveje, hvem der kan være ”stand in” og sikre, at daglige opgaver ikke falder til jorden. Endelig kan man overveje, om der skal bruges eksterne kompetencer til at gennemfører projektet osv.
For at sikre at tidsplanen bliver overholdt skal der etableres delmål og milepæle, som giver medarbejderne noget konkret at arbejde hen imod. Der skal være en tydelig opfølgning og allerede fra starten af projektet, og opfølgningsmøder skal skrives i kalenderen, så de rent faktisk bliver overholdt. 

2. Forandringens slutmål skal defineres

Alt for mange projekter bliver ødelagt af forskellige opfattelser slutmålet med det resultat, at medarbejdere eller afdelinger arbejder i forskellige retninger - og ikke for at nå det samme slutmål. Det er vigtigt, at der opstilles en fælles vision og et konkret målbillede, før projektet deles op i mindre delmål. Medarbejderne skal via målbilledet have en tydelig forståelse af, hvordan fremtiden for projektet ser ud, og hvordan det kommer til at virker i praksis. Medarbejdere skal samtidig kunne se dem selv i det fremtidige billede, for at kunne arbejde i den rigtige retning og ikke modarbejde forandringen.
Det er vigtigt at huske, at det letteste er at blive i sin nuværende position, så hvis medarbejderne ikke er motiveret for forandringen, kan det være svært at få dem til at gå i den ønskede retning.

3. Projektledere skal holde fokus og prioritering

Et forandringsprojekt fejler, fordi det ikke møder den nødvendige fokus og prioritering fra alle væsentlige interessenter i og udenfor organisationen. Der skal derfor udarbejdes et struktureret overblik over alle relevante parter i projektet. Projektledere, der skal jonglere med flere projekter på en gang, skal kende til topledelsens prioriteringer og skal kunne sige fra overfor topledelsen, når de ønsker at gå i en ny retning inden igangværende projekter er blevet implementeret.
Projektledere skal være fokuseret på at bibeholde topledelsens prioriteringer på de igangværende projekter og sikre, at medarbejdernes fokus ikke forsvinder, fordi topledelsen begynder at kommunikere en ny retning.

Det er en svær øvelse for projektlederen, der skal bevare motivationen hos medarbejderne samtidig med, at han eller hun skal være loyal overfor topledelsen. Det kræver stærke argumenter og faglig indsigt at være en dygtig projektleder, der får lukket succesfulde forandringsprojekter.

4. Modstand skal håndteres – ikke negligeres

Lige gyldigt hvor positivt forandringsprojekter bliver modtaget, vil alle projekter på den ene eller anden måde opleve modstand fra medarbejdere, mellemledere eller øvrige interessenter. Medarbejdere bliver udsat for følelsesmæssigt stress under forandringer, og hvis dette ikke håndteres kompetent, vil modstanden vokse yderligere og være skadeligt for projektet. Det er vigtigt at inddrage forventet modstand i forandringsstrategien, så der er en klar strategi for, hvordan modstand skal håndteres og mindskes. Medarbejdere skal nurses og sikres, at forandringen ikke får negativ betydning for deres arbejde og team.
Den dygtige projektleder tager fat på modstand med det samme og sikrer dermed, at medarbejderne fortsat har accept og respekt. Medarbejderne vil føle sig lyttet til og være villige til at arbejde videre med det overordnede mål.

5. Husk at fejre delmål og succes’er

Store forandringer tager lang tid, og det kan være svært at se slutmålet og føle, at man som ansat arbejder i den rigtige retning. Derfor er det afgørende for succes, at der – som vi har beskrevet tidligere – bliver opsat delmål. Og når de bliver opfyldt, skal det fejres. Ledelsen skal være tydelig og vise sin begejstring for, at medarbejderne har nået endnu et delmål og er godt på vej til slutmålet. At fejre delmål viser medarbejderne, at deres anstrengelser bærer frugt, og at deres arbejde blive værdsat. Delmål er med til at minimere modstand og risikoen for, at medarbejdere giver op undervejs. Medarbejdere skal belønnes og anerkendes for deres arbejde – det skaber succesfulde forandringsprojekter.

Kategori: Værktøjer

Tilmeld nyhedsbrev

Modtag vores nyhedsbrev med værktøjer, tips og interessante artikler om LEAN Six Sigma, herunder om os, vores ydelser og vores kompetencer, der understøtter forretningsoptimering.